Hoe ziet een persbericht eruit?

Als u een goed opgebouwd persbericht ontleedt, vindt u een aantal onderdelen. In de praktijk zult u ze niet allemaal nodig hebben. Zeker niet bij een kort persbericht. Toch hebben ze een duidelijke functie, bedoeld om het werk van journalisten makkelijker te maken én ze te verleiden uw bericht te plaatsen. Laat u zonder meer enkele elementen weg, dan is dit niet bevorderlijk voor de duidelijkheid van uw bericht!

De onderdelen zijn:

Aanduiding afzender (adres-, telefoon-, internetgegevens)
Staat boven aan het persbericht. Als er een logo is, gebruik het hier.

Briefhoofd: =PERSBERICHT=
Staat in opvallende letters boven de eigenlijke tekst.

Datum verzending
Geef aan wanneer het bericht verzonden is. De journalist kan zo snel vaststellen of het bericht geen 'oude koek' is.

Embargo
Is er sprake van een verbod aan de media om berichten voor een bepaalde datum of tijdstip te publiceren, geef dit dan aan op het persbericht. Zet bovenaan de pagina 'onder embargo' en geef het gewenste tijdstip van publicatie aan.

Kop
Geef zo exact mogelijk (met een creatieve invalshoek!) aan waar het bericht om gaat. Zorg voor een wervende, uitdagende en korte kop - vetgedrukt - zonder overbodige lidwoorden. Een lezer neemt slechts een paar seconden de tijd om de kop te bekijken. Is de titel niet spraakmakend genoeg, dan is zijn aandacht onmiddellijk verdwenen.

De W's en H in lead
Vermeld tenminste vier van de vijf W's en de H (wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe) en geef zo in het kort de belangrijkste feiten uit het persbericht aan. De kunst is de lead zo te formuleren, dat de journalist deze eerste alinea zonder meer over kan nemen, zonder afbreuk te doen aan zijn objectiviteit.

Regelafstand
Bij voorkeur 1,2 tot 1,5 cm, dit bevordert de leesbaarheid. En zo kan de journalist in de tekst woorden of zinnen toevoegen en/of veranderen.

Witmarge
Aan beide zijden van het papier zo'n vier centimeter. In de marge kan de journalist aantekeningen maken.

Opbouw
De opbouw van de tekst gaat veelal van algemeen naar gedetailleerd. Probeer de inhoud van het bericht te beperken tot één pagina tekst. Waar mogelijk als volgt opgebouwd:
- het nieuws in de eerste alinea
- de toelichting in de tweede en volgende alinea's

Tussenkoppen
Deze koppen bieden journalisten een snelle oriëntatie op de inhoud van het persbericht. Als u ze goed opstelt, kan de redacteur er dankbaar gebruik van maken in zijn tekst. Tussenkoppen zijn uiterst kort: liefst één woord.

Woordverwijzing
Bestaat uw persbericht uit meerdere pagina's, dan staat onder aan de bladzijde het eerste woord van de beginzin van de tweede pagina. De journalist weet zo dat het bericht doorloopt en kan de volgorde van de tekst in de gaten houden.

Paginanummering
Deze aanduiding heeft dezelfde functie als de woordverwijzing.

Afsluitteken
Het afsluitteken (bijvoorbeeld '0-0-0-0', '====' of '/////////') geeft aan dat de tekst hier eindigt. De tekst die daaronder staat, hoort niet meer bij het eigenlijke bericht.

Aanduiding bijlagen
Vermeld welke bijlagen zijn ingesloten. Indien van toepassing duidelijk ná het afsluitteken, met een witmarge ertussen.

Nadere informatie
Vermeld naam, functie en telefoonnummer van personen binnen uw organisatie (evt. uw PR-bureau) die journalisten kunnen informeren als zij meer wil weten. Vergeet vooral niet het internetadres van de persberichtondersteunende webpagina te noemen! Journalisten werken nu eenmaal niet altijd op kantooruren. Via internet kunnen zij altijd nadere informatie en/of fotomateriaal vinden.

Let op:
- Probeer het bericht korter dan één A4 te houden.
- Maak geen taalfouten! Journalisten zijn daar uitermate gevoelig voor.

Voorbeelden? Zie Portfolio recente persmailings.

Tien gouden tips om er zeker van te zijn dat uw bericht de aandacht krijgt die het verdient, leest u hier.